Privacy Policy

1. Introduzione

La presente Privacy Policy descrive come evodocs.ai (di seguito "noi", "nostro" o "evodocs") raccoglie, utilizza e protegge i dati personali degli utenti (di seguito "tu", "tuo" o "utente") del nostro servizio di gestione documentale e intelligenza artificiale conversazionale.

Ci impegniamo a proteggere la tua privacy e a garantire la trasparenza su come trattiamo i tuoi dati in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) UE 2016/679 e alle normative italiane applicabili.

2. Titolare del Trattamento

3. Dati Raccolti

3.1 Dati di Registrazione

• Dati identificativi: nome, cognome, indirizzo email
• Credenziali: password criptata
• Informazioni aziendali: nome organizzazione, ruolo
• Preferenze: lingua, fuso orario

3.2 Dati di Utilizzo del Servizio

• Log di accesso: indirizzo IP, timestamp, user agent
• Interazioni chatbot: domande poste, risposte generate
• Documenti caricati: contenuto, metadati, classificazione
• Statistiche utilizzo: frequenza accessi, funzioni utilizzate

3.3 Dati Tecnici

• Cookie tecnici: session ID, preferenze UI
• Dati di performance: tempi di risposta, errori
• Backup e log: per sicurezza e troubleshooting

4. Finalità del Trattamento

5. Base Giuridica del Trattamento

6. Condivisione Dati

6.1 Condivisioni Necessarie

• Provider IA: OpenAI, Google (Gemini), Anthropic (solo per elaborazione testi, dati anonimizzati)
• Hosting cloud: per backup e disponibilità servizio (dati criptati)
• Autorità competenti: solo su richiesta legale o ordine giudiziario
• Fornitori servizi: solo per supporto tecnico necessario (sotto accordo NDA)

6.2 Multi-tenancy

I dati dei clienti sono logicamente separati nell'architettura multi-tenant. Ogni cliente accede esclusivamente ai propri documenti e conversazioni.

7. Conservazione Dati

8. I Tuoi Diritti (GDPR)

9. Misure di Sicurezza

9.1 Misure Tecniche

• Firewall e sistemi di intrusion detection
• Rate limiting per prevenire attacchi DDoS
• Isolamento logico dei dati per cliente (multi-tenancy)
• Audit trail completo di tutte le operazioni

9.2 Misure Organizzative

• Accesso ai dati solo per personale autorizzato
• Formazione periodica su sicurezza e privacy
• Procedure di incident response
• Revisione periodica delle misure di sicurezza

10. Cookie e Tecnologie Simili

11. Elaborazione con Intelligenza Artificiale

11.1 Provider IA Utilizzati

• OpenAI (ChatGPT): Elaborazione linguaggio naturale
• Google Gemini: Analisi documenti e embeddings
• Anthropic Claude: Generazione risposte complesse
• Ollama (locale): Elaborazione on-premise quando disponibile

11.2 Protezioni Implementate

• Anonimizzazione del contenuto quando possibile
• Rimozione di dati identificativi prima dell'invio ai provider IA
• Classificazione documenti (public/internal/private)
• Opzione self-hosted per massima privacy (Ollama)

11.3 I Tuoi Diritti Specifici

• Non profilazione: Non creiamo profili automatizzati per decisioni significative
• Revisione umana: Puoi richiedere revisione umana delle risposte IA
• Opt-out IA: Puoi limitare l'elaborazione IA sui tuoi documenti

12. Trasferimenti Internazionali

12.1 Paesi di Destinazione

• Stati Uniti: OpenAI, Google (protetti da adequacy decision)
• Unione Europea: Server principali e backup
• Regno Unito: Provider cloud (adequacy decision)

12.2 Garanzie Adeguate

• Standard Contractual Clauses (SCC) della Commissione Europea
• Certificazioni di sicurezza dei provider (SOC 2, ISO 27001)
• Data Processing Agreements (DPA) con tutti i fornitori
• Valutazione del rischio paese per paese

13. Protezione Minori

Il nostro servizio non è destinato a minori di 18 anni. Se scopriamo di aver raccolto dati di minori, li cancelleremo immediatamente. Se sei genitore/tutore e credi che tuo figlio abbia fornito dati personali, contattaci subito.

14. Modifiche alla Privacy Policy

Ci riserviamo il diritto di aggiornare questa Privacy Policy per riflettere:

• Modifiche normative
• Nuove funzionalità del servizio
• Miglioramenti della sicurezza
• Feedback degli utenti

15. Contatti per Privacy